Projektorientiertes Vertragsmanagement

Die effektive Verwaltung der Verträge im Projekt

Das Vertragsmanagement erfasst die gesamte Vertragsabwicklung innerhalb eines Unternehmens. Es ist ein zusammenfassender Begriff für sämtliche Tätigkeiten, die mit der Entstehung, Ausführung, Prüfung, Überwachung, Planung, Verlängerung, bis hin zur Beendigung von Verträgen zu tun haben.

Verträge für das Projektmanagement sind oftmals ein Bündel von Einzelverträgen, die mit diversen Vertragspartnern geschlossen werden. Ein schneller & stets aktueller Zugriff auf alle Verträge, Termine & Fristen ist daher von großer Bedeutung & bringt Sicherheit in der Projektabwicklung.

Die Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen stellt erhöhte Anforderungen an das Vertragsmanagement aller Abteilungen.

Neben der Bereithaltung von digitalisierten Akten und Dokumenten unterstützt ein effizientes Vertragsmanagement zahlreiche Dokumentenprozesse und damit die Projekte des Unternehmens.

Mit DeskWare wird jederzeit der Überblick über die laufenden Verträge, alle zugehörigen Dokumente und Fristen bereitgestellt. Sobald zeitliche oder inhaltliche Veränderungen stattfinden, sind alle Beteiligten und Verantwortlichen informiert und es kann sofort reagiert werden.

Aktive Verbindung ins Vertragsmanagement

Projekte & Verträge

Das DeskWare Projektmanagement bietet in einer Multiprojektumgebung neben vielen anderen Features eine aktive Verbindung ins Vertragsmanagement. 


Im Vertrag erkennt man neben der Vertragsnummer und der Bezeichnung direkt die Verbindung zum Projekt, welche übergeordnet dargestellt wird. Dabei können mehrere Vertragsarten mit unterschiedlichen Stati & Laufzeiten für ein Projekt verwendet werden. 


Durch die Verknüpfung kann der Vertrag seinerseits auf die entsprechenden Projekttermine zurückgreifen, wodurch im Terminmanagement schnell ersichtlich wird, ob Verträge passend zu den Projektlaufzeiten, Aktivitäten & Workflows abgeschlossen wurden. 


Weiterhin bietet das Projekt maßgebliche Daten für das Vertragsmanagement: Übersichtliche Darstellung der gesamten Kommunikation, E-Mails & Pläne. Über die Verwendung des Vertrages zeigt Ihnen das System außerdem welche Objekte, Projekte, Aufträge, Einkäufe, Servicemeldungen und vieles mehr auf diesen Vertrag zurückgreifen.


Im Video erfahren Sie mehr über diese und weitere Funktionen, die durch die effektive & durchgängige Verknüpfung von Vertrag & Projekt in der DW.business Software entstehen. 

Verträge mit projektrelevanten Dokumenten

Bei umfangreichen & komplexen Projekten werden diverse Verträge mit vielen verschiedenen Vertragspartnern geschlossen. Egal ob Arbeitsverträge, Dienstleistungsverträge, Serviceverträge, Wartungsverträge, Rahmenverträge oder Lieferantenverträge - mit DeskWare erstellen, erfassen und kontrollieren Sie Verträge aller Art.

 

Die relevanten Dokumente eines Vertrags können dann einfach im entsprechenden Projekt hinterlegt werden. Per Drag & Drop verlinken Sie neben dem Vertragsdokument die zugehörige Korrespondenz, weitere Unterlagen, Vertragsbedingungen, Anleitungen, Bilder, Prüfprotokolle, Nachweise, eingehende E-Mails und weitere für die Projektabwicklung wichtige Dokumente ganz leicht.

 

Das Dokument wird sofort im integrierten Vorschaufenster oder Browser dargestellt. Im Bedarfsfall öffnen Sie das Dokument zur Bearbeitung in der externen Applikation oder versenden es direkt.

Die Nutzung von Verträgen im Projektmanagement

Rahmenbedingungen & Konditionen für die Projektabwicklung

Durch das integrierte Vertragsmanagement haben Sie die Möglichkeit sich im Projekt einen sofortigen Überblick über alle Verträge, Rahmenbedingungen und Konditionen einzuholen. Alle auf dieser Basis abgeschlossen Einzelverträge des Projekts sind auf ihre Gültigkeit sofort überprüfbar.


Wichtige festgesetzte Grundparameter wie Preise, Arbeitszeiten, Lieferkonditionen oder Anlieferorte können neu angelegt oder jederzeit überprüft und eingehalten werden. Somit können Kosten- und Zeitaufwand reduziert und die richtige Projektabwicklung sichergestellt werden.

Digitale Vertragsakte - Dokumentenmanagement

Digitale Vertragsakten in DeskWare dienen nicht nur zur Verwaltung von Verträgen. Sie begleiten alle Vertrags­dokumente von der Erstellung bis zur Vertragsbeendigung, erfassen Verträge mit zugehöriger Korrespondenz, Anmerkungen & Anlagen und bieten durch eine leistungsfähige Suchfunktion eine vereinfachte Recherche innerhalb des gesamten Vertragsbestandes - sowohl projektübergreifend, als auch innerhalb eines Projekts.

 

Die digitale Akte ermöglicht es Ihnen, alle Vertragsinformationen zentral zu bündeln, Projekten zuzuordnen und eine perfekte Dokumentenverwaltung zu garantieren. 

Fristenkontrolle - Termine im Blick

Egal in welcher Abteilung Sie arbeiten: Das Einhalten wichtiger Termine und Fristen hat oberste Priorität. Gerade im Projektmanagement ist es wichtig ein System zu haben, welches verantwortliche Mitarbeiter rechtzeitig vor anstehenden Fristen warnt. Kündigungen, Neuverhandlungen oder eine bewusste Entscheidung zur automatischen Verlängerung können so kontrolliert und organisiert werden.

 

Eine übersichtliche Terminplanung ermöglicht an zentraler Stelle die Hinterlegung jeglicher Fristen, Vertragslaufzeiten, Wiedervorlagen, Kauf- bzw. Übernahmetermine, Gewährleistungszeiten und aller notwendigen Meilensteine für die effektive Nutzung des Vertragsobjektes.

 

Vertragspartner & Kontakte

Die zusätzliche Nutzung der Adressdatenbank von DeskWare ermöglicht Ihnen direkt alle Vertragsbeteiligten wie Vertragspartner, Lieferanten, Mitarbeiter, Hersteller sowie weitere Kontakte zu erfassen, für jegliche Kommunikation zu nutzen und den Projekten direkt zuzuweisen.

 

Hierbei bietet DeskWare eine freie Rollenvergabe der zugewiesenen Kontakte und damit eine übersichtliche & effektive Nutzung der vertragsrelevanten Adressdaten im Projektmanagement.

Verträge: Fundament von Projekten.

Das Vertragsmanagement dient im optimalen Fall immer der Erreichung der Projektziele. Überzeugen Sie sich selbst & lassen Sie sich von DeskWare dabei helfen.